En tant qu'Assistant(e) Administratif vous jouerez un rôle clé dans le bon fonctionnement administratif et commercial de l’activité. Véritable support de l’équipe CSS, vous serez garant de la qualité, de la fiabilité et de la fluidité des processus. Vous travaillerez en étroite collaboration avec le Responsable de l’équipe Business Consulting.
Vos missions :
Accueil et gestion des contacts :
Réception des appels téléphoniques et orientation vers les bons interlocuteurs
Réception et traitement des e-mails clients
Accueil des clients sur site
Suivi administratif des contrats et prestations :
Saisie des prestations contractuelles et de la tarification
Suivi de la consommation des contrats de prestation
Établissement et suivi des propositions de services (financières et contractuelles)
Coordination avec les responsables de compte pour la planification des interventions
Suivi commercial et relances :
Réception et diffusion des commandes
Relance des propositions en attente de signature
Mise à jour de l’état des propositions en cours
Gestion administrative des prestations :
Création de documents : conventions de formation, attestations, feuilles de présence, fiches produit…
Contrôle des déclarations d’activité des consultants
Émission des bordereaux de facturation
Suivi des avoirs et mise à jour des indicateurs d’activité
Support opérationnel :
Aide à la rédaction de documents : réponses à appel d’offres, documentation commerciale
Organisation et classement des dossiers clients
Mise à jour du planning de l’équipe
Organisation des déplacements :
Coordination avec l’agence de voyage pour les déplacements des consultants
Vérification et transmission des frais au service comptabilité
Reporting :
Suivi des contrats et prestations
Activité : prévisionnel, réalisé, facturé
Planning de l’équipe
Profil recherché :
Minimum 3 ans d'expérience sur un poste similaire, dans un environnement administratif et/ ou commercial exigeant.
Soft skills :
Sens de l’organisation, rigueur et autonomie
Excellent relationnel et goût pour le travail en équipe
Discrétion et sens de la confidentialité
Capacité à collaborer avec des interlocuteurs variés, internes comme externes
Diplomatie et assertivité
Compétences techniques :
Bonne maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, PowerPoint, etc.
Aisance téléphonique et qualité rédactionnelle
Connaissance des outils CRM type Salesforce appréciée
Process :
Entretien d’une heure en visio avec un RH
Entretien d’une heure sur site avec la Responsable de l’équipe Business Consulting
Entretien en visio avec le Directeur du Consulting
